อีเมล เป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญมากในปัจจุบัน เพราะว่าสื่อสารเรื่องราวต่างได้เยอะ หลายรูปแบบและเร็วมาก แต่นั่นก็เป็นข้อเสียของคนที่รับอีเมลด้วยเช่นกัน เพราะว่า จะถูก interrupt ด้วยอีเมลทั้งวันเลย ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดน้องลงมาก

เค้าก็เลยมีเทคนิคง่ายๆให้เราจัดการกับอีเมลเป็นร้อยๆในแต่ละวันได้ จนกระทั่ง inbox เราเป็น 0 อีเมล

ตัดสินใจกับอีเมลทันที

เริ่มต้นที่ข้อนี้ก่อนเลย ทุกอีเมลที่อยู่ในกล่องอีเมลของเรา เราต้องตัดสินใจกับมันอย่างใดอย่างหนึ่งทันที โดยมีข้อกำหนดในการตัดสินใจดังนี้

ลบหรือส่งต่อ

อันนี้ตัดสินใจง่ายมาก หากเป็นอีเมลที่ไม่ได้มีประโยชน์ต่อเรา เราก็ลบทันที ไม่ต้องอ่านเลย หรือว่าบางอีเมล เราไม่ได้เป็นคนทำเอง ก็ส่งต่อให้คนที่ทำทันที เมื่อเราส่งต่อไปแล้ว ก็ย้ายเข้าไปเก็บใน Folder สักอันนึงของเรา เพื่อบอกให้เรารู้ว่าเราต้องติดตามผลของอีเมลอีกครั้งหนึ่งนะ

เก็บใส่ folder แยกเป็นเรื่อง

หากว่าเป็นอีเมลที่แจ้งเราเพื่อทราบ เราก็จัดการสร้าง folder แยกเอาไว้เป็นเรื่องๆ แล้วก็ย้ายเข้าไปเก็บในนั้นทันที

ตอบทันทีถ้าน้อยกว่า 2 นาที

ถ้าอีเมลนั้น ใช้เวลาในการตอบน้อยกว่า 2 นาที ให้เราดำเนินการตอบทันที แต่ถ้าอ่านแล้ว เป็นเรื่องที่ต้องทำอะไรเยอะ ต้องมีข้อมูลประกอบ หรือไม่มีข้อมูลพอที่จะตอบ ก็ให้ย้ายเข้า folder queue ที่เราสร้างขึ้นมาเอง เพื่อให้รู้ว่า มีอีเมลที่รอการตอบจากเราอยู่อีกนะ

ทำซ้ำไปเรื่อยๆจนหมด inbox

แค่นี้เองครับ แล้วจะพบว่า ใช้เวลาน้อยมาก ในการจัดการกับอีเมลทั้งหมด และยังได้อ่านอีเมลทุกฉบับอีกด้วย

เริ่มต้น clear อีเมลที่พักเอาไว้

เราจะพบว่า อีเมลบางฉบับที่เรายังไม่ได้ตอบที่ย้ายมาพักเอาไว้ ก็เริ่มดำเนินการตอบไปเรื่อยๆ ค่อยๆหาข้อมูลประกอบ และ ตอบไปเรื่อยๆ เราจะพบว่าไม่นาน ก็จะสามารถตอบได้หมดทุกอีเมล

กำหนดเวลาในการทำ zero inbox ที่แน่นอน

เช่น 2 ชั่วโมงครั้งหนึ่ง ก็เพียงพอครับ แต่ถ้าเป็นงานที่ไม่ online มาก ก็อาจจะวันละสองครั้ง สายๆ กับ เย็นๆก็เพียงพอแล้ว แต่ถ้าเป็นงานสาย online ไม่ควรถี่กว่า ชั่วโมงละครั้ง ก็ได้อยู่ครับ

เราจะเป็นคนที่มีความรับผิดชอบขึ้นทันที

เพราะว่าหลายคน ไม่ตอบอีเมล เมลไปแล้วก็เงียบ นานวันถึงจะตอบสักทีนึง คนแบบนี้ ในสายตาของคนที่ส่งอีเมลก็จะคิดว่าเค้าเป็นคนไม่รับผิดชอบเลย แต่การที่เราตอบอีเมลตลอด อย่างต่อเนื่อง เราจะกลายเป็นคนที่มีความรับผิดชอบเพิ่มมากขึ้นทันที และหน้าที่การงานก็อาจจะก้าวหน้าขึ้นด้วย

ไม่พลาดเรื่องสำคัญ

อีเมลบางเรื่องบางฉบับก็มีอายุของมัน เช่น เป็นอีเมลแจ้งให้ไปรับของรางวัล หรือว่า ให้เราลงทะเบียนเพื่อรับสิทธ์ในเวลาจำกัด เหล่านี้ เราก็จะไม่พลาดอย่างแน่นอน เพราะว่าเราได้อ่านทุกฉบับนั่นเอง

ลองดูครับ นี่เป็นสิ่งที่ผมทำมาอย่างต่อเนื่องและทุกคนที่ส่งอีเมลมาถึงผม ก็รับประกันได้เลยว่าผมได้อ่านแน่นอนครับ